「今日、休みます」を伝える瞬間が一番つらい
朝起きて、体が動かない。喉が痛い。熱が出ている。出勤しないといけないのは分かっているけれど、今日のお客様に迷惑をかけることはもっと避けられない——そんな苦しい判断を迫られる日は、誰にでもあります。
特につらいのが、来店予定のお客様への連絡です。「ドタキャンだと思われないか」「次から指名してもらえなくなるんじゃないか」「お店に怒られるのも怖い」——休む決断より、その後のフォローのほうがしんどい、と感じるキャスト・セラピストは少なくありません。
この記事では、当日欠勤になった時にお客様の信頼を落とさず、振替の予約までつなげる連絡の出し方とテンプレートを、現場で使われている語彙のまま整理します。
当日欠勤の連絡で大切な3つのポイント
「ごめんなさい」だけのメッセージでは、お客様の不満は残ったままになります。当日欠勤の連絡で押さえるべきポイントは、シンプルに3つです。
1. 早く伝える
体調が悪いと気づいた瞬間に連絡するのが基本です。お客様が出発の支度を始める前に届くかどうかで、印象はまったく変わります。「ギリギリまで頑張ろうとした結果、直前のキャンセルになってしまった」というのは、お客様にとっては「待たされた挙句にキャンセルされた」と同じです。
2. 理由を簡潔に添える
「体調不良」「発熱のため」など、長々と説明する必要はありません。ただ、何も理由がないとお客様は「気分でキャンセルされた」と感じます。簡潔に一言、伝えられる範囲で添えるだけで誠実さは伝わります。
3. 次の予約への橋渡しを必ず入れる
ここが一番大事です。「申し訳ありません」で終わると、お客様の中ではあなたの予約は「失敗体験」になります。次回の出勤日や振替候補日を添えることで、「会えなかった」ではなく「次に持ち越した」状態にできます。
お客様への当日欠勤連絡テンプレート
すぐに使えるテンプレートを、状況別に紹介します。コピーしてそのまま使うのではなく、自分の口調に合わせて整えてください。
体調不良で当日欠勤する場合
◯◯さん、おはようございます。
本日◯時のご予約をいただいていた△△です。
申し訳ありません、朝から発熱してしまい、本日の出勤をお休みさせていただくことになりました。
楽しみにしていただいていたところ、本当にごめんなさい。次回、◯月◯日（◯）に出勤予定です。もしご都合つくようでしたら、改めてご予約いただけたら嬉しいです。
体調が戻り次第、改めてご連絡いたします。
出勤途中でのトラブル・遅刻になりそうな場合
◯◯さん、すみません、出勤途中ですが体調が急に悪くなってしまいました。
このまま出勤すると◯◯さんにご迷惑をおかけしてしまうので、申し訳ないのですが本日はキャンセルさせてください。来週は◯月◯日（◯）に出勤予定です。改めてご予約いただけると嬉しいです。
振替日が決まっていない場合
◯◯さん、おはようございます。
体調を崩してしまい、本日のご予約をキャンセルさせていただきます。本当に申し訳ありません。出勤日が確定したら、改めてこちらからご連絡させてください。
ポイントは、「謝罪」→「理由」→「次回への誘導」 の順番です。長文にする必要はなく、3〜5行で十分に誠実さは伝わります。
SNS・写メ日記での欠勤告知の出し方
予約していたお客様への個別連絡とは別に、SNSや写メ日記での告知も必要です。新規のお客様や、これから予約しようとしていた方が、知らずに来店してしまうのを防ぐためです。
告知文の基本構成
- 状況（体調不良で休む、ということ）
- 申し訳なさを一言
- 次の出勤予定（決まっていれば日付、未定なら「決まり次第お知らせします」）
SNS用テンプレート
体調不良のため、本日◯/◯（◯）はお休みさせていただきます🙏
楽しみにしてくださっていた方、本当にすみません。
次回は◯/◯（◯）出勤予定です。お会いできるのを楽しみにしています！
注意したいのは、詳しい症状を書かないこと。「インフルエンザで」「コロナで」など具体的に書きすぎると、衛生面の不安を持たれてしまいます。「体調不良」「発熱」程度に留めるのが無難です。
振替予約に自然につなげる3つのコツ
当日欠勤の連絡が「お詫び」だけで終わると、お客様の予約熱は冷めてしまいます。次回につなげるための工夫を、最初の連絡の中に組み込んでおきましょう。
1. 次回の出勤予定を具体的に出す
「次は来週」より「◯月◯日（◯）」のほうが、お客様は予定を入れやすくなります。出勤日が決まっていれば、必ず具体的な日付を添えます。
2. 「優先してご案内します」と一言添える
「ご迷惑をおかけしたお詫びに、次回は早めの時間からご案内できるよう優先して調整します」
このような一言があるだけで、お客様の中で「申し訳なさそうに次回を待つ」のではなく「次回が楽しみ」という気持ちに切り替わります。
3. 体調が戻ったら一言報告する
「体調も戻りました。先日はご迷惑をおかけしてすみませんでした。◯日に出勤予定です」とフォローの一言を入れるだけで、お客様は安心して次の予約を入れられます。
当日欠勤後のお店への連絡もセットで
お店への報告も忘れずに行います。お店としても、お客様への一次対応・他キャストへの振替手配が必要になるため、連絡が早ければ早いほど助かります。
伝える内容は、シンプルに以下の3点でかまいません。
- 体調不良で本日休むこと
- 予約が入っているお客様への連絡をどうするか（自分から連絡するか、お店経由か）
- 次回の出勤予定（または病院に行ってから判断する旨）
姫予約のお客様の連絡先を自分で管理している場合は、「お客様には自分から連絡を入れます」と添えれば、お店側もスムーズに対応できます。お店への連絡文のテンプレートは「姫予約をお店に報告する連絡文テンプレート集」も参考にしてください。
当日欠勤を「失敗」で終わらせないために必要な仕組み
ここまで紹介したフォローを実行するためには、ある前提が必要です。それは、「今日、誰に何時から予約が入っているか」がすぐに分かる状態であることです。
LINEのトーク履歴をさかのぼって予約を確認したり、頭の中で覚えていたお客様の連絡先を引っ張り出したり——体調が悪い時にこの作業は大きな負担になります。連絡漏れが起きてしまえば、来店してしまったお客様の信頼を一気に失います。
予約とお客様の連絡先がひとつの画面で見える状態にしておけば、当日欠勤の連絡もスムーズに、漏れなく実行できます。次回の予約候補日を提示する時も、自分の出勤予定をすぐに確認できれば「◯日に出勤予定です」と即答できます。
P-Book は、姫予約をするキャスト・セラピストのための予約管理アプリです。お客様からの予約をタイムラインに視覚的に配置でき、お客様ごとの連絡先や過去のやりとりも予約と紐づけて残せます。当日欠勤のような緊急時にも、その日の予約一覧と連絡先がひと目で確認できるので、フォロー連絡の取りこぼしがなくなります。
無料で1ヶ月試せます。カード登録は不要で、トライアル終了後に自動で課金されることもありません。
まとめ
当日欠勤になった時の顧客フォローのポイントを整理します。
- 当日欠勤の連絡は「早く・簡潔に・次回への橋渡しをセットで」
- 個別連絡とSNS告知の両方を出す。SNSでは詳しい症状は書かない
- 振替予約につなげるには、具体的な次回出勤日を添える／優先案内を一言入れる／体調復帰の報告を入れる
- お店への連絡も同時に行う。誰がお客様に連絡するかを明確に
- フォローを漏れなく実行するには、予約とお客様の連絡先がひと目で分かる状態にしておくこと
体調不良は誰にでも起こります。当日欠勤そのものを完全に防ぐことは難しくても、その後の対応次第で、お客様との関係は「離れる」のではなく「次回が楽しみ」に変えられます。
予約が増えてLINEのDMが埋もれてしまう問題は「予約DMが埋もれて見逃す問題の解決法」、お店との連絡を効率化したい方は「姫予約をお店に報告する連絡文テンプレート集」、シフト変更時の告知に悩む方は「お店にシフトを勝手に下げられた時の対処法」もあわせてどうぞ。
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