「来週は延長・追加ができません」を先に出す告知｜受けられない週の書き方で当日の断りをなくす

結論｜延長できない週は、当日ではなく週の告知で先に出す

「来週は追加や延長が出来ません🥲」
「まだ🈳ありますので」

後ろに予定がある、予約が詰まっている、帰りの時間が決まっている。そんな週は、お客様に「延長できますか？」と聞かれても受けられません。それなのに当日になってから断ると、楽しみにしていたお客様をがっかりさせてしまい、こちらも気まずくなります。

この記事の答えは、次の4つです。

1. 延長・追加を受けられない日は、週のシフト告知に1行で入れる。 当日断るより、先に知らせておくほうが角が立ちません
2. 「延長できません」だけで終わらせず、「何時開始なら何分まで入れるか」を書く。 最終スタート時刻があれば、お客様は自分で予約を組み立てられます
3. 延長の多いお客様には、予約が確定したときに個別に一言伝える。 告知を見ていない人にも確実に届きます
4. 当日聞かれたら、断りと「次は延長できる日」をセットで返す。 断った記録を残し、次の週の枠の組み方に使います

延長できない週の告知は、お客様を断るための文章ではありません。最初から長めの時間で予約してもらうための案内です。

この記事が扱う範囲｜「ラストを延ばす」「当日の自動延長」との違い

「延長」を扱った記事はほかにもあります。状況に合わせて読む記事を選んでください。

ラストを延ばす記事は、キャスト側の終わりの時刻を後ろに動かせる日の話でした。この記事はその逆で、終わりの時刻を絶対に動かせない週に、お客様のコースが延びないようにする話です。

自動延長の記事は、毎日の枠の間に余白を作っておく「ふだんの設計」を扱っています。その中に「満枠の日は延長が難しいと一言添える」という1段落がありますが、この記事はそこを掘り下げて、どの週に・誰に・何を書くかまで具体的にします。

この記事でいう「延長」は、コースの途中で時間を延ばすことです。「追加」は、コースが終わったあとに続けてもう1コース入ること、または時間がかかるオプションを当日足すことを指します。どちらも終わりの時刻が後ろにずれるという点で同じなので、まとめて扱います。

なぜ当日に断ると、気まずくなるのか

延長を当日に断ると、受けられない理由が正当でも、お客様の受け取り方は悪くなりがちです。理由は3つあります。

同じ「延長できません」でも、予約の前に知っていれば、それは条件です。お客様は最初から長めのコースを選ぶか、延長できる別の週にするかを自分で決められます。当日に知らされると、それはお断りになります。中身は同じでも、伝える時期だけで受け取られ方が変わります。

先に決めること3つ｜どの日か・何時に終わるか・理由をどう書くか

告知を書く前に、次の3つを決めておきます。

① 延長不可の日は、シフトを出す時点で決める

延長できない日は、当日になって分かることはほとんどありません。翌朝が早い、家の用事がある、帰りの電車の時刻が決まっている。どれもシフトを決めた時点で分かっているはずです。

だから、延長不可の日を決めるのはシフトの告知を作るときです。週のシフトを出すタイミングで一緒に洗い出せば、告知に1行足すだけで済みます。シフト告知の基本の形は週間シフト告知の正しい出し方にまとめています。

週の途中で予約が詰まってきて「この日は延長を受けると後ろが回らない」と分かることもあります。その場合は、分かった時点で告知を出し直します（テンプレ1の続報の形）。

② 終わりの上限は「出る時刻」から逆算する

「何時まで出勤」ではなく「何時に出なければいけないか」から考えます。お見送り・片付け・着替え・支度に15〜30分かかるなら、接客を終えなければいけない時刻はそのぶん早くなります。

この上限を先に決めておかないと、「延長はできないけど、10分くらいなら…」とその場で崩れてしまいます。崩れると、後ろの予定に遅れるか、次から同じ10分を期待されるかのどちらかになります。

③ 理由は1文で、中身は書かない

お客様が知りたいのは、理由の中身ではなく延長できるかどうかです。理由を詳しく書くと、かえって詮索を招きます。

• 書いてよい: 「後ろに予定があるため」「ご予約が詰まっているため」「お部屋の都合で」
• 書かなくてよい: 誰と会うか、何の用事か、家庭の事情

「延長できません」だけだと冷たく見える場合は、「せっかく来ていただくのにごめんなさい」の一言を足せば十分です。

最終スタート時刻を、コースごとに出しておく

「延長できません」だけでは、お客様は何時に何分のコースで予約すればいいのか分かりません。そこで、終わりの上限から、コースごとの最終スタート時刻を出しておきます。

終わりの上限が21:45の日なら、こうなります。

01・02 の投稿では、「最終受付20:00（20:00からだと90分のみ🉑）」のように、最終受付の時刻と、その時刻から入れる長さをセットで書く形が使われています。延長できない日はこの書き方がそのまま使えます。

この表を作っておくと、問い合わせへの返信も速くなります。「21時から90分は入れますか？」と聞かれたら、表を見て「その日は20:15スタートまでなら90分入れます」と返すだけです。

なお、ふだんから枠の間に余白を取っている場合は、延長できない日だけ余白を詰めないように注意してください。延長がないぶん余白を削ると、ちょっとした遅れで後ろの予定に響きます。余白の取り方は施術の自動延長トラブルを防ぐ予約枠設計を参考にしてください。

そのまま使える告知・返信テンプレ5型

テンプレ1｜週のシフト告知に1行入れる（いちばん使う形）

来週の出勤です🌙
11/10（火）18:00〜22:00
11/12（木）18:00〜22:00
11/13（金）17:00〜23:00
11/14（土）14:00〜22:00

※10日・12日・14日は後ろに予定があるため、延長・追加ができません🙇‍♀️
ゆっくりしたい方は、最初から長めのコースでご予約いただけると嬉しいです。
13日（金）は延長もご相談いただけます。

ポイントは、延長できない日と、延長できる日の両方を書くことです。延長したいお客様は、できる日を選んでくれます。

週の途中で延長不可の日が増えたときは、続報として次のように出します。

【追記】11/13（金）もご予約が詰まってきたため、延長・追加のご対応が難しくなりました。
まだ🈳ありますので、ゆっくりしたい方は長めのコースでどうぞ。

テンプレ2｜予約が確定したときの一言（延長の多いお客様に）

◯日◯時から90分、ご予約ありがとうございます😊
この日は後ろに予定があって、延長ができない日なんです。
いつもゆっくりしてくださるので、もしよければ120分に変えておきましょうか？
そのままの90分でももちろん大丈夫です。

告知を見ていないお客様もいます。**ふだん延長することが多いお客様には、確定のときに個別に伝えます。**長いコースへの変更を提案しつつ、変えなくてもよいことを添えて、押し付けにならないようにします。

テンプレ3｜当日、始まる前に伝える一言

今日は◯時までのご案内になります。
延長ができない日なので、そのぶん時間いっぱいゆっくりしてくださいね。

事前に伝えていても、当日になると忘れているお客様はいます。始まる前に一度だけ、終わりの時刻を口頭で伝えておくと、終盤になってから延長を切り出されることが減ります。

テンプレ4｜当日「延長できますか？」と聞かれたとき

ごめんなさい、今日は後ろに予定があって延長ができないんです🙏
次は◯日（◯）なら延長もできるので、よかったらその日にゆっくり来てください。

断りだけで終わらせず、延長できる日を具体的に出すのがポイントです。お客様の「もっといたい」という気持ちを、次の予約に向けられます。

テンプレ5｜延長できる週・長いコースを案内する（翌週の告知）

先週は延長をお断りしてしまった方、ごめんなさい🙇‍♀️
今週は◯日（◯）・◯日（◯）なら延長・追加もご相談いただけます。
長めのコースでのご予約も、いつでもお待ちしています。

延長を断ったお客様が複数いた週の翌週に出します。断られたお客様に「次はいつなら大丈夫なのか」を伝える1投稿です。

延長の多いお客様は、メモから拾っておく

告知は全員に向けたものですが、延長できないことで本当に困るのは、ふだん延長しているお客様です。延長不可の週を決めたら、その週に予約が入っているお客様の中から、延長の多い人を拾っておきます。

拾うためには、ふだんから次のことをお客様ごとのメモに残しておく必要があります。

• 延長したかどうか（した日・延ばした時間）
• 追加で続けて入ったかどうか
• 延長を断ったことがあるか（日付と、そのときの反応）

延長をよくするお客様は、最初から長いコースを選んだほうがお互い楽です。延長が続くお客様に長めのコースを提案する方法は、「次回は120分で」を予約のときに決めておくで詳しく扱っています。お客様の好みをメモに残す方法全般は、メンエスセラピストの顧客管理術が参考になります。

具体例｜何も書かない週と、日付と時刻を書いた週の違い

ここでは、11/10（火）・11/12（木）・11/14（土）の3日が延長不可の週で、3つの告知の出し方を比べます。数字は説明のための例です。

Cの告知で起きる「延長できる日に寄る」は、悪いことではありません。延長したいお客様が延長できる日に集まれば、その日の売上は上がり、延長不可の日は予定どおりに終われます。寄りすぎてその日が埋まってしまう場合は、その日の延長も「ご相談」にとどめ、確約しない書き方にしておきます。

断った記録を残して、次の週の組み方を変える

延長不可の週が終わったら、次のことを振り返ります。

たとえば、延長不可にした火曜に3回「延長できますか」と聞かれ、延長できる金曜に長いコースが寄ったなら、火曜は短いコース向け・金曜は長いコース向けの日として、次の週から告知の書き方を分けられます。延長不可は「その週だけの事情」ではなく、自分の予約の傾向を知る材料にもなります。

やりがちな失敗4つ

管理方法の比較｜延長できる日・できない日を予約と一緒に見られるか

延長できない週の運用で手間がかかるのは、「この日は延長不可」と「この人は延長が多い」を同時に見るところです。予約と別の場所にメモがあると、見落としが起きます。管理方法ごとの違いは姫予約の管理方法まとめで詳しく比べています。

P-Book で、延長できない日とお客様の記録を一緒に確かめる

P-Book は姫予約の管理をタイムラインで視覚的に行える予約管理アプリです。延長できない週の運用では、次の点が役に立ちます。

• シフトと予約がタイムラインで並ぶ。 終わりの上限までに、どの予約がどこまで入っているかがひと目で分かるので、最終スタート時刻を出すときに迷いません
• お客様ごとのメモが残る。 延長したかどうか、延長を断ったことがあるかを残しておけば、延長不可の週に個別連絡が必要なお客様をすぐに拾えます
• 予約の履歴が残る。 断ったお客様がそのあと予約してくれたかを見返せるので、テンプレ5を送る相手を決められます
• 出勤予定を URL で共有できる。 お客様は出勤日を確かめられるので、延長できる日を選ぶときの手がかりになります

延長できない日が先に見えていれば、当日の「ごめんなさい」は、予約のときの「長めにしておきましょうか」に変わります。

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よくある質問（FAQ）

Q. 延長できないと書くと、予約が減りませんか？

A. 延長前提で短いコースを予約していたお客様が、長いコースに変えるか、延長できる日に移ることはあります。予約そのものが消えるとは限りません。むしろ当日断って気まずくなるほうが、次の予約に響きやすくなります。延長できる日を同じ告知に書いておけば、行き場を残せます。

Q. お店のルールで、延長は受付が判断することになっています。

A. お店のルールが優先です。延長不可の日が決まったら、まずお店の受付に「この日は◯時までに終わる必要がある」と伝えてください。受付が延長を受けないようにしてもらえれば、当日の行き違いを防げます。自分の告知に書くかどうかも、お店のルールに合わせて決めてください。

Q. 延長はできないけれど、少しなら時間に余裕がある日はどう書けばいいですか？

A. 「延長できません」と書かず、「延長は◯分まで」と上限つきで書きます。上限を書かずに「少しなら」と書くと、お客様ごとに期待する長さがばらばらになります。条件つきで延ばせる日の書き方は、「ラスト少しならずらせるかも」の書き方の考え方がそのまま使えます。

Q. 告知を出したのに、当日また延長を頼まれました。

A. 告知を見ていないか、忘れているだけのことがほとんどです。責めずに、テンプレ4で断りと延長できる日をセットで返してください。同じお客様から2回目があれば、次からは予約が確定したときにテンプレ2で個別に伝えるようにします。

Q. 延長不可の日が毎週のようにあります。

A. その場合は、週ごとの告知ではなく、ふだんの出勤時間そのものを見直す時期かもしれません。延長不可が続く曜日は、出勤時間を短くするか、受ける予約の数を減らすほうが無理がありません。予約の数の決め方は1日に予約を何枠まで受けるかを参考にしてください。

まとめ

• 延長・追加を受けられない日は、当日ではなく週のシフト告知で先に出す。予約の前に知らせれば、それは条件になる
• 決めるのはどの日か・何時に終わるか・理由をどう書くかの3つ。理由は「後ろに予定があるため」の1文で十分
• 「延長できません」だけでなく、コースごとの最終スタート時刻を書く（「20:15〜なら90分まで🉑」）
• 延長できない日と一緒に、延長できる日も書く
• 延長の多いお客様には、予約が確定したときに個別に伝え、長いコースを提案する
• 当日聞かれたら、断りと延長できる日をセットで返す
• 断った回数とそのあとの予約を記録して、次の週の告知と出勤の組み方に使う

まずは、次の週のシフト告知を出すとき、延長できない日があるかを確かめて1行足すことから試してみてください。

姫予約の仕組みそのものについては、姫予約とは？意味・メリット・バック率・管理方法もあわせてご覧ください。

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