出勤日を入れて、埋まった時間に「🈵」と入れて、プロフィールにカレンダーのリンクを貼る。お客様はそれを見て、空いていそうな時間にLINEやDMをくれる。TimeTree（タイムツリー）をこの形で使ってきた方は少なくありません。
ところが、予約管理を別の場所に移した翌週に、こういう連絡が届きます。
「カレンダーだと木曜の19時が空いていたので、お願いできますか」
その枠は3日前に埋まっています。新しい場所にはちゃんと入っている。埋まっていないのは、更新をやめた古いカレンダーのほうです。お客様は何も間違えていません。いつも見ていた場所を、いつもどおり見ただけです。
この記事は、TimeTreeなどの公開カレンダーで出勤予定や空き枠を見せてきた方が、予約管理を別の場所に移すときの手順をまとめたものです。手帳やスプレッドシートからの移行とは、動かす順番が逆になります。
結論｜先に動かすのは自分の記録ではなく、お客様の入口
公開カレンダーからの移行で最初にやることは、予約を写すことではありません。お客様がカレンダーに辿り着く入口を、新しい場所に張り替えることです。
| 自分だけが見ていた道具（手帳・表・メモ） | お客様に見せていたカレンダー | |
|---|---|---|
| 見ている人 | 自分1人 | 自分＋お客様 |
| 移行が終わる条件 | 自分が新しい場所を見るようになる | お客様が古い場所を見なくなる |
| 古いほうを放置すると | 何も起きない | 古い空き状況を見た連絡が届く |
| 先に動かすもの | これから届く予約 | リンクを貼った場所（入口） |
自分は今日から新しい場所を見ることができます。けれど、お客様がいつ古いカレンダーを開くかは、こちらでは決められません。 3週間ぶりに思い出して、ブックマークから開く方もいます。だから「自分→相手」の順ではなく、「相手の入口→自分」の順で進めます。
この記事が扱う範囲
- 扱う: TimeTreeなどのカレンダーを、お客様に見せる目的（出勤予定・空き枠の公開）で使ってきた人が、予約管理を別の場所に移す手順
- 扱わない: TimeTreeの操作方法、家族や友人との共有カレンダーの使い方
カレンダーを自分だけの記録として使っていた方は、Googleカレンダーで予約を管理していた人の移行手順のほうが合っています。確定していない予約希望をどこに置くか、という問題もそちらで詳しく扱っています。
また、TimeTreeの公開方法は人によって違います。カレンダーそのものを公開している方、共有カレンダーに招待している方、画面のスクリーンショットを投稿している方。機能や表示は変わることがあるので、この記事では仕様を断定しません。 手順の中で「ご自身の設定を確認してください」と書いている箇所は、実際の画面で確かめてから進めてください。
前提｜TimeTreeが選ばれてきたのは「見せられる」から
移行先を選ぶ前に、今の道具がなぜ選ばれていたのかを確認しておきます。
- 紙の手帳は、書くのが速いから選ばれます（紙の手帳・メモ帳アプリからの移し方）
- LINEのKeepメモは、やりとりと同じアプリの中にあるから選ばれます（LINEのKeepメモからの移行手順）
- スプレッドシートは、自分の仕事に合わせて形を作れるから選ばれます（スプレッドシートからの移行手順）
TimeTreeは違います。選ばれている理由は、「いつ出勤していて、どこが空いているか」を人に見せられることです。
つまり、この使い方をしている方にとってカレンダーは台帳ではなく、掲示板です。「今週の出勤は？」「木曜は空いてますか？」という問い合わせに、1件ずつ返信しなくて済む。その役割を果たしてきました。
ここを取り違えると移行で失敗します。掲示板を引っ越すときに必要なのは、中身の書き写しではなく「移転のお知らせ」です。
公開カレンダーを予約管理に使うと起きる4つのこと
移行の手順に入る前に、公開カレンダーで予約を管理しているときに何が起きているかを整理します。移行後に何が変わるかの基準になります。
1｜「埋まりました」を、自分の手で書き足している
公開カレンダーに予約を受け付ける機能はありません。予約はLINEやDMで届き、確定したら自分でカレンダーに「🈵」や「ご予約済み」と入れます。
つまり、公開カレンダーの空き状況は「自分が最後に更新した時点」の情報です。 接客中や移動中に確定した予約は、手が空くまで反映されません。そのあいだにカレンダーを見たお客様には、埋まった枠が空いて見えています。
満枠のお礼投稿と空き枠の一覧を別々に更新している方は、同じ構造の手間をすでに経験しているはずです（満枠・完売のお礼投稿と空き枠一覧の二重更新を減らす）。
2｜予約の中身は、カレンダーに書けない
お客様に見えるカレンダーには、お客様の呼び名もコース時間も待ち合わせ場所も書けません。書けるのは「埋まっている」という事実だけです。
そのため、予約の中身は必ず別の場所に置くことになります。 LINEのトーク、メモ帳、手帳。公開カレンダーで予約を管理している方は、最初から2か所で管理しています。同じ予約を「見せる用」と「自分用」に2回書いていて、片方だけ直した日にずれます。
3｜見てから連絡が届くまでに、時間差がある
お客様は、カレンダーを見たその場で連絡をくれるとは限りません。昼休みに見て、仕事が終わってから連絡する方もいます。
「見た時点では空いていた」と「連絡した時点では埋まっていた」のあいだは、カレンダーをどれだけこまめに更新しても埋まりません。見る場所と申し込む場所が別々である限り、この時間差は残ります。
4｜入口がいくつあるか、自分でも把握しきれていない
これが移行でいちばん効いてくる点です。カレンダーのリンクは、使っているうちにあちこちに増えます。
- XやInstagramのプロフィール欄
- 固定している投稿
- 写メ日記の定型文
- 過去の出勤告知の投稿
- LINEで個別に送ったメッセージ
- お客様のブックマークやホーム画面
上の4つは自分で直せます。下の2つは、こちらからは直せません。 移行の手順は、この「直せない入口」をどう扱うかで決まります。
公開カレンダーのままでいい人、移したほうがいい人
公平に書きます。次のどれかに当てはまるなら、移行する必要はありません。
| こういう人 | 理由 |
|---|---|
| 見せたいのは出勤日だけで、予約は店が受けている | 掲示板としての役割で完結している |
| 直接受ける予約が週に数件で、同じ日に重なることがほとんどない | 手で「🈵」を足す回数が少なく、ずれが起きにくい |
| 画面のスクリーンショットを毎回投稿していて、リンクは配っていない | 古い入口が残らないので、いつでもやめられる |
移行を考えたほうがいいのは、次の状態です。
- 埋まっている枠に予約希望が届いたことが、直近1か月で2回以上ある
- カレンダーに「🈵」を入れ忘れて、空いていないのに空いて見えていた日がある
- 同じ予約をカレンダーと自分用のメモの両方に書いていて、片方だけ直したことがある
- 「カレンダーを見てから、LINEで聞く」というお客様の手間を減らしたい
カレンダーを含めた管理方法の全体比較は、姫予約の管理方法にまとめています。
移行の5ステップ｜入口を張り替えてから、自分が移る
所要時間の目安は、合計1時間＋2週間の並走です。過去の予定は写しません。
Step 1｜リンクを貼った場所をすべて書き出す（15分）
最初にやるのは棚卸しです。カレンダーのリンク、あるいはカレンダーへの案内文を置いた場所を、思い出せる限り書き出してください。
| 入口 | 自分で直せるか | やること |
|---|---|---|
| SNSのプロフィール欄 | 直せる | Step 3 で差し替え |
| 固定している投稿 | 直せる | Step 3 で新しい投稿に入れ替え |
| 写メ日記の定型文 | 直せる | Step 3 で文面を変更 |
| 過去の告知投稿 | 直せるが数が多い | 直さない。Step 4 で古いカレンダー側に案内を置く |
| 個別に送ったメッセージ | 直せない | Step 4 の案内で受け止める |
| お客様のブックマーク | 直せない | Step 4 の案内で受け止める |
「直せない入口」が必ず残ることを、ここで確認しておきます。だから古いカレンダーは、すぐには消しません。
Step 2｜新しい場所に、これから2週間ぶんの出勤を入れる（20分）
入口を張り替える前に、張り替え先を見られる状態にしておきます。空っぽの場所に案内すると、お客様は古いほうに戻ります。
入れるのは次の2つだけです。
- 今日から2週間ぶんの出勤予定
- その期間の、すでに確定している予約
過去の予定は写しません。3週目以降は、出勤が決まった時点で新しい場所にだけ入れていきます。
Step 3｜自分で直せる入口を、1日で張り替える（15分）
Step 1 で「直せる」とした3か所を、同じ日にまとめて変えます。数日に分けると、プロフィールは新しいのに固定投稿は古い、という状態が生まれます。
順番は次のとおりです。
- プロフィール欄のリンクを差し替える
- 固定している投稿を、新しい案内に入れ替える
- 写メ日記など定型文の文面を変える
- 引っ越しの告知を1本出す（文面は後述のテンプレート1）
投稿の本文にリンクを直接貼るより、「プロフィールのリンクから」と案内して入口を1か所に寄せるほうが、次に変更があったときに直す場所が少なくて済みます（プロフィールから予約までの導線の作り方・来週の出勤予定を1つのURLでまとめて共有する方法）。
Step 4｜古いカレンダーは消さずに、「移転のお知らせ」に変える（10分）
ここがこの移行の中心です。古いカレンダーを、すぐに削除したり非公開にしたりしないでください。
消してしまうと、ブックマークから開いたお客様には「見られない」という結果だけが残ります。出勤していないのか、辞めたのか、判断がつきません。連絡をくれる方ばかりではなく、そのまま離れる方もいます。
代わりに、次の3つをします。
- 切り替えの日以降の予定を、古いカレンダーから外す。 古い空き状況が残っていると、それを見た連絡が届きます
- 案内の予定を置く。 切り替えの日と、その後の各週の先頭に「出勤予定はこちらに移りました」という予定を入れます（文面は後述のテンプレート2）
- カレンダーの名前や説明文を変えられる場合は、そこにも移転先を書く。 どこを変更できるかは、ご自身の設定画面で確認してください
こうしておくと、古い入口から来た方が自分で新しい場所に辿り着けます。 過去の告知投稿を1本ずつ直す必要もなくなります。
Step 5｜2週間並走して、期限の日に古いほうの更新を止める
更新を止める日を、日付で決めてください。 今日が10月12日（月）なら、2週間後の10月26日（月）です。
並走中のルールは1つだけです。確定の返信を出す前に見るのは、新しい場所だけにします。古いカレンダーは、Step 4 の案内を置いたあとは更新しません。両方を更新し続けると、片方だけ直した日に必ずずれます（店の予約システムと自分の予約表の二重管理と同じ構造です）。
期限の日が来たら、古いカレンダーに残すのは案内だけにします。削除はさらに1〜2か月待ってください。 来店の間隔が長いお客様は、そのくらい経ってから古い入口を開きます。
自分用の記録（お客様の呼び名、コース、メモ）を新しい場所へ集めるのは、このステップと並行して少しずつで構いません。お客様から見える部分が先、自分だけが見る部分は後です。
そのまま使える文面｜告知・案内・返信
テンプレート1｜引っ越しの告知（SNS・写メ日記）
【出勤予定の確認方法が変わりました】
これまでカレンダーでお知らせしていた出勤予定と空き時間を、
新しいページに移しました。
・プロフィールのリンクから見られます
・空いている時間がそのまま見えて、そこから予約の希望も送れます
・これまでどおり、LINEやDMでのご連絡も大丈夫です
前のカレンダーは 10/26（月）で更新を止めます。
ブックマークしてくださっている方は、
お手数ですが新しいほうに入れ替えをお願いします。
ポイントは箇条書きの3つめです。「これまでの連絡方法も使える」と明記します。 見る場所が変わるだけでも負担なので、連絡の仕方まで変えさせないようにします。
テンプレート2｜古いカレンダーに置く案内
予定のタイトルは短く、開かなくても意味が通じるようにします。
タイトル: 出勤予定は新しいページに移りました
メモ : こちらのカレンダーは 10/26 で更新を止めています。
最新の出勤予定と空き時間は、プロフィールのリンクからご覧ください。
「更新を止めています」と日付を入れるのが大事です。これが無いと、予定が入っていない週が「出勤なし」に見えます。
テンプレート3｜古いカレンダーを見た連絡への返信
並走中も、期限のあとも、古いほうを見た連絡は何件か届きます。訂正から入らず、お礼から入ります。
ご連絡ありがとうございます。
申し訳ありません、木曜の19時はすでにご予約をいただいていました。
前のカレンダーの更新を止めていて、空いて見えていたと思います。
木曜でしたら 21時〜、金曜でしたら 18時〜 がご案内できます。
最新の空き時間はプロフィールのリンクから見られるようにしていますので、
よろしければ次回からそちらをご覧ください。
順番は「お礼 → 埋まっている事実と理由 → 代わりの枠 → 新しい場所の案内」です。新しい場所の案内を最初に書くと、「見る場所を間違えた」と指摘された印象になります。 代わりの枠の出し方は枠が合わずに流れたお客様のフォローも参考になります。
やってはいけない3つ
1. 古いカレンダーをいきなり消す・非公開にする
直せない入口（ブックマーク・個別に送ったリンク）から来た方に、何も伝わらなくなります。消すのは、案内を置いてから1〜2か月後です。
2. 「念のため」両方を更新し続ける
親切に見えますが、いちばん事故が起きやすい形です。忙しい日は片方しか更新できません。そして古いほうを見るお客様が減らないので、移行がいつまでも終わりません。 古いほうは案内だけにして、更新は新しい場所の1か所に絞ります。
3. 見る場所と同時に、連絡の方法も変える
「これからは予約はすべて新しいページからお願いします」と一度に切り替えると、慣れた方法で連絡できなくなったお客様が離れます。新しい方法は足すだけにして、これまでの連絡方法は閉じないでください。経路を絞りたい場合は、移行が終わってから別の告知として出します（連絡経路ルールの周知テンプレ・複数チャネルの予約受付の使い分け）。
効果は「古いほうを見た連絡」の件数で測る
移行がうまくいったかを、感覚で判断しないための指標です。
| 数えるもの | うまくいっている状態 |
|---|---|
| 古いカレンダーを見たと分かる連絡の件数 | 1週目より2週目が少ない。期限の翌週は0〜1件 |
| 埋まっている枠への予約希望の件数 | 移行前より減っている |
| 「今週の出勤は？」という問い合わせの件数 | 移行前と同じか、それ以下 |
| 自分が古いカレンダーを開いた回数 | Step 4 のあとは0回 |
3つめが増えた場合は、新しい入口が見つけにくくなっています。 プロフィールのリンクと固定している投稿を見直してください。
4つめが0にならない場合は、自分がまだ古いほうを頼りにしています。新しい場所に入っていない予定が残っていないか確認します。
P-Book でできること
P-Book は、シフトと予約を1本のタイムラインで見られる予約管理アプリです。公開カレンダーで「見せる」ことをしてきた方には、次の点が役に立ちます。
- 出勤予定と空き枠を、URL1つでお客様に共有できます。 シフトを登録すれば共有先の表示も変わるので、「🈵」を手で書き足す作業がなくなります
- 見せる用と自分用を、2回書かなくて済みます。 自分が管理している予約がそのまま空き状況に反映されるので、片方だけ直してずれることがありません
- お客様は、空きを見たその場所から予約の希望を送れます。 見てからLINEを開いて聞き直す手間と、そのあいだの時間差が小さくなります
- 届いた予約希望を、シフトの上で重複なく確定できます。 同じ時間に2件入ることを、確定の前に防げます（姫予約のダブルブッキングを防ぐ方法）
- お客様ごとにメモを残せます。 公開カレンダーには書けなかった呼び名や好みを、お客様に見えない場所に置けます
無料で1ヶ月試せます。カード登録不要です。Step 2 の「これから2週間ぶんの出勤を入れる」から始められるので、今のカレンダーを止めてからでなくて大丈夫です。
→ P-Book に無料で登録する（1ヶ月無料・カード登録不要・自動課金なし）
よくある質問（FAQ）
Q. お客様に新しいページを使ってもらえるか不安です。
A. 全員に使ってもらう必要はありません。 新しいページは「空きを見る場所」として案内し、連絡はこれまでどおりLINEやDMでも受ける形にしてください。見る場所が正しくなるだけで、埋まった枠への連絡は減ります。そこから予約の希望まで送ってくれる方は、少しずつ増えていけば十分です。
Q. 古いカレンダーは、いつ消していいですか？
A. 更新を止めた日から1〜2か月後が目安です。 来店の間隔が月1回の方は、次に思い出すのが1か月後です。そのときに案内が残っていれば、自分で新しい場所に辿り着けます。古いほうを見た連絡が3週間続けて0件になったら、消して構いません。
Q. 切り替えの日より前の予定も、古いカレンダーから消したほうがいいですか？
A. 過去の予定はそのままで構いません。 外すのは切り替えの日以降の予定だけです。未来の予定が古いカレンダーに残っていると、そこだけ更新されないまま「空いている」ように見えてしまいます。
Q. 自分用とお客様用で、カレンダーを2つに分けて使っています。
A. お客様用のほうから先に移してください。 手順はこの記事のとおりです。自分用のカレンダーは、お客様用の移行が終わってから、Googleカレンダーからの移行手順と同じ流れで移せます。2つを同時に動かすと、どちらが正しいのか分からない期間が長くなります。
Q. カレンダーにプライベートの予定も入れています。
A. 移行をきっかけに、仕事用と私用を分けることをおすすめします。 お客様に見える場所に私用の予定が混ざると、入力を1回間違えただけで見せたくない情報が伝わります。新しい場所には仕事の予定だけを入れ、TimeTreeは私用に戻す形が安全です（店バレを防ぐ連絡先の運用）。
Q. 複数の店に出ています。店ごとにカレンダーを分けていました。
A. 移行後は1本にまとめるほうが安全です。重複は店の中ではなく、店と店のあいだの移動時間で起きることが多いためです（掛け持ちキャストの予約・シフト管理）。お客様に見せる入口も、1つのほうが迷わせません。
Q. 出勤がまだ決まっていない週は、どう見せればいいですか？
A. 空白のままにせず、「◯日に出します」と決まる日を書いてください。 何も入っていない週は「出勤なし」と読まれます。未定の見せ方は出勤未定のときの予定の出し方、更新のタイミングを先に伝える方法は出勤更新のタイミングを予告するにあります。
まとめ｜掲示板の引っ越しは、貼り紙から
- 公開カレンダーからの移行は、手帳や表と順番が逆。先に動かすのは自分の記録ではなく、お客様の入口
- 移行が終わる条件は「自分が新しい場所を見る」ではなく、**「お客様が古い場所を見なくなる」**こと
- 入口には自分で直せるもの（プロフィール・固定投稿・定型文）と直せないもの（ブックマーク・個別に送ったリンク）がある
- 直せる入口は同じ日にまとめて張り替える
- 古いカレンダーは消さずに「移転のお知らせ」に変える。未来の予定を外し、案内の予定を置く
- 並走は2週間。更新するのは新しい場所だけにして、古いほうは案内だけを残す
- 見る場所と同時に連絡の方法まで変えない。新しい方法は足すだけにする
- 古いほうを見た連絡には、お礼 → 事実 → 代わりの枠 → 新しい場所の順で返す
- 効果は古いほうを見た連絡の件数で測る。削除は更新を止めてから1〜2か月後
TimeTreeで出勤を見せてきた方は、「聞かれる前に見せておく」ことをすでに実践してきた人です。その習慣はそのまま残ります。 変わるのは、見せる場所と管理する場所が1つになることだけです。
そして引っ越しの最初の仕事は、荷物を運ぶことではありません。前の場所に、行き先を書いた貼り紙を残すことです。
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