結論｜臨時出勤は、投稿より先に「シフト表」を直す
今日は臨時で来てるよ〜⭐️
実際に流れていた投稿です。シフトにない日に、予定を空けて出てきた。その日に会いに来てほしい、という気持ちが短い一文に出ています。
ただ、この投稿がいちばん届きにくいのは、いつも来てくれる常連さんです。常連さんの多くは、週の初めにシフト表を一度見て「今週は金・土・日」と予定を決めています。シフト表に載っていない日の投稿は、出勤の知らせとして読まれにくいのです。
この記事の答えは、次の3つです。
- 投稿より先に、シフト表を直す。 週間シフトの画像・固定投稿・共有している出勤予定・お店の出勤表示に、臨時の日を書き足し、「臨時」と印を付ける
- 告知の1行目で「シフトにない日」だと言い切る。 「臨時で」「この日だけ」と書くと、いつものシフトが変わったのではないことも一緒に伝わる
- その曜日・時間を希望していた人にだけ、個別に1通送る。 「火曜なら行けるのに」と言っていた人を、予約の記録から選ぶ
臨時出勤は、シフトの外にある1日です。シフトを見て動く人には、シフトの中に書き足して知らせるのが基本になります。
この記事が扱う範囲｜「急遽出勤」「ヘルプ出勤」との違い
予定外の出勤を扱った記事はほかにもあります。状況に合わせて読む記事を選んでください。
| こういうとき | 扱う記事 |
|---|---|
| シフトにない日に、同じお店で臨時に出る（前日以前に決まった日を含む） | この記事 |
| 当日に急に出ることにして、その日の枠を当日予約で埋めたい | 急遽出勤・いきなり出勤を当日予約で埋める告知テンプレ |
| いつもと違うお店・エリアに出る | ヘルプ出勤・応援出勤の告知術 |
| お客様に「この日に来て」と頼まれて出る | リクエスト出勤の受け方と告知術 |
| 出勤の変更を、すべての告知先に素早く反映したい | 急な出勤変更を1分で全チャネルに反映する方法 |
| いつもの週間シフトの出し方を整えたい | 週間シフト告知の正しい出し方 |
| 予定より早く上がる（逆向きの変更） | 暇な日の早上がり、出勤表示の下ろし方 |
「急遽出勤」の記事は、当日に思い立って出る日を、勢いのある当日告知で埋める話でした。この記事は、シフト表を見て予定を決めている常連さんに、シフトの外の1日をどう届けるかの話です。当日に決まった臨時出勤でも、前日や数日前に決まった臨時出勤でも、シフト表を直すところは同じです。
臨時出勤が常連さんほど届かない3つの理由
1. 常連さんは「シフト表」で予定を決めている
毎週のように来てくれる人ほど、シフト表を見る習慣があります。週の初めに週間シフトを見て、「今週は金曜の夜にしよう」と決める。一度決めたら、その週のシフト表を見直すことはあまりありません。
臨時出勤を投稿だけで知らせると、シフト表は「休み」のまま残ります。あとからシフト表を見に来た人も、臨時の日に気づけません。
2. 投稿は流れるが、シフト表は残る
臨時出勤の投稿は、数時間で新しい投稿に埋もれます。その時間に写メ日記やSNSを見ていなかった人には、届きません。
一方、シフト表（週間シフトの画像・固定投稿・共有している出勤予定・お店の出勤表示）は、その週のあいだずっと同じ場所にあります。後から見に来た人が確かめるのは、投稿ではなくシフト表です。
3. 「臨時」と書かないと、シフトが変わったと受け取られる
シフトにない火曜に出て、何も説明しないまま告知すると、「火曜も出るようになったのかな」と受け取る人がいます。翌週の火曜に予約の問い合わせが来て、「ごめんなさい、先週は臨時だったんです」と断ることになります。
「臨時」の一言は、この日だけだと伝えると同時に、いつものシフトは変わっていないことも伝えます。
臨時出勤は、決まったタイミングで3つに分かれる
臨時出勤といっても、決まったタイミングと理由で、やることの重さが変わります。
| 型 | よくある理由 | 告知に使える時間 | やること |
|---|---|---|---|
| A. 前日以前に決まった | 予定が空いた、お店に前もって頼まれた | 1日〜数日 | シフト表を直す → 公開告知 → 個別連絡 |
| B. 当日に決まった | その日の予定がなくなった、思い立った | 数時間 | シフト表を直す → 当日告知（急遽出勤の記事の型） |
| C. お店に当日頼まれた | 人手が足りない日の穴埋め | 数時間 | お店の出勤表示を確かめる → 当日告知 |
A の型がいちばん取りこぼしやすいのは、告知に使える時間があるのに、投稿1本で済ませてしまうからです。数日あれば、シフト表を見る常連さんにも、個別に知らせたい人にも届けられます。
C の型は、お店の出勤表示が先に出ていることが多いので、お店の表示に出ている時間と、自分の告知の時間がずれていないかを先に確かめます。
手順1｜シフト表を直して「臨時」と印を付ける
まず、シフト表が載っている場所をすべて直します。
| 載っている場所 | 直し方 | 直さないとどうなるか |
|---|---|---|
| 週間シフトの画像・固定投稿 | 臨時の日を書き足し、「臨時」と添える | シフト表を見て予定を決める人が気づかない |
| 共有している出勤予定 | 臨時の日の出勤を追加する | 後から確かめに来た人に「休み」と見える |
| お店の出勤表示 | お店に追加を頼む（自分で直せる場合は自分で） | お店経由で探す人に見つからない |
| プロフィールの「出勤日」欄 | 「基本は金・土・日」のままでよい。臨時は書かない | （臨時をここに書くと、いつものシフトが変わったように見える） |
ポイントは2つあります。
- シフト表には書き足すが、プロフィールの「基本の出勤日」は変えない。 臨時はその週だけの変更なので、変えるのは週のシフト表だけです
- 「臨時」の印は、日付のすぐ横に付ける。 「10/27（火）18:00〜22:00 ※臨時」のように書くと、読む側が一目で区別できます
週間シフトを画像で出している場合、画像を作り直す手間がかかります。シフトの置き場所が何か所にもあると、臨時のたびに直す場所が増えるので、出勤予定を1つのURLでまとめて共有する方法のように、出勤予定の入口を1つにまとめておくと楽になります。
手順2｜告知の1行目で「シフトにない日」だと言い切る
シフト表を直したら、公開の告知を出します。告知の1行目には、シフトにない日であることを書きます。
- 「シフトにない日ですが、臨時で出勤します」
- 「今週は臨時で火曜も出ます」
1行目に「臨時」があると、シフト表を覚えている常連さんほど「いつもと違う」と気づいて読み進めます。日付・曜日・時間・予約の方法は、そのあとに続けます。
理由は、書けるなら短く添える程度で十分です。「予定が空いたので」「お店から声をかけていただいたので」の一言があると、急な穴埋めで無理をしているのではと心配する人が安心します。書きたくない理由は、書かなくてかまいません。
手順3｜その曜日・時間を希望していた人に、個別に1通
公開の告知だけでは、その時間に見ていなかった人には届きません。臨時の日に本当に来られそうな人にだけ、個別に1通送ります。
選ぶのは、次の2つに当てはまる人です。
- その曜日・時間を希望して、枠が合わなかった人。 「火曜なら行けるんだけど」「平日の夜しか空かない」と言われていた人
- その曜日に来ていたが、シフトが変わって来られなくなった人。 以前は火曜に出ていて、火曜によく来てくれていた人
送る相手は3〜5人ほどに絞ります。常連さん全員に個別で送ると、送る手間がかかるうえに、受け取った側は「全員に送っているのかな」と感じます。たくさんの人に知らせたいときは、個別ではなく公開の告知や一斉送信を使います（一斉送信の回数の決め方はオキニトークの一斉送信の配分設計にまとめています）。
この選び方をするには、「何曜日なら行けると言っていたか」が記録に残っている必要があります。枠が合わずに流れた問い合わせの残し方は、枠が合わない問い合わせのフォロー術が参考になります。
そのまま使える臨時出勤の告知テンプレ5型
テンプレ1｜週間シフトに書き足す
【今週の出勤】
10/27（火）18:00〜22:00 ※臨時
10/30（金）19:00〜24:00
10/31（土）19:00〜24:00
11/1（日）17:00〜22:00
臨時の日を**いつものシフトと同じ並びに入れて、日付の横に「※臨時」**と付けます。並びの外に「臨時出勤あり！」と別に書くより、シフト表を見る人の目に自然に入ります。
テンプレ2｜前日以前に出す公開の告知
シフトにない日ですが、10/27（火）18:00〜22:00 に臨時で出勤します。
臨時の出勤は今週この日だけです🙏
いつもの金・土・日もそのまま出ます。
ご予約はプロフィールのリンクからどうぞ。
「この日だけ」と「いつものシフトはそのまま」を両方書くと、翌週も火曜に出るのかという誤解と、金・土・日が減ったのかという心配の両方を消せます。
テンプレ3｜希望していた人への個別の1通
以前「火曜の夜なら行けるのに」とおっしゃっていたので、お知らせです。
今週 10/27（火）、18:00〜22:00 に臨時で出勤します。
もしご都合が合えば、ご連絡お待ちしています。
なぜこの人に送ったのかを1行目に書きます。「火曜の夜なら」と言っていたことを覚えていると伝わるので、営業の一斉連絡ではなく、その人のための連絡として受け取ってもらえます。
テンプレ4｜お店に頼まれた臨時出勤
本日、お店から声をかけていただいて臨時で出勤しています。
20:00〜24:00 のご案内です（お店の出勤表示と同じ時間です）。
今すぐのご案内もできます🈳
お店の出勤表示が先に出ている場合は、お店の表示と同じ時間であることを書き添えます。時間がずれていると、どちらが正しいのか問い合わせが来ます。
テンプレ5｜臨時出勤のあとに出すお礼と次の出勤
臨時の火曜、会いに来てくださった方ありがとうございました！
次はいつもどおり、10/30（金）19:00〜 出勤します。
臨時出勤が終わったら、次は「いつもどおり」のシフトに戻ることを書きます。臨時の日に来てくれた人が「来週も火曜に会える」と思い込まないようにするためです。
具体例｜投稿だけで知らせた場合と、シフト表から直した場合
いつもは金・土・日に出ているキャストが、10/27（火）に臨時で出る場合を比べます（人数とやりとりは説明のための例です）。
| お客様 | 投稿だけで知らせた | シフト表から直した（手順1〜3） |
|---|---|---|
| 週の初めにシフト表を見て予定を決めるAさん | 月曜に見たシフト表は金・土・日のまま。火曜に出ていたことを後で知る | 週の途中にシフト表を見直したとき、「※臨時」に気づく |
| 写メ日記を毎日見ているBさん | 投稿に気づく | 投稿に気づく |
| 「火曜の夜なら行ける」と言っていたCさん | その日は投稿を見ておらず、気づかない | 個別の1通で知り、予約する |
| 臨時出勤に来て、翌週も火曜に来ようとしたDさん | 翌週火曜に問い合わせて、断られる | テンプレ2・5で「この日だけ」と分かっているので、問い合わせない |
投稿だけでも、毎日見ているBさんには届きます。届かないのは、シフト表で動くAさん、その曜日を待っていたCさんです。どちらも、いつも来てくれる、あるいは来たがっている人です。そして、「臨時」と書かなかったぶんのしわ寄せは、翌週のDさんへの断りとして出てきます。
やりがちな失敗4つ
1. 投稿だけ出して、シフト表を直さない
後からシフト表で確かめた人には「休み」と見えます。シフト表を先に直し、投稿はそのあとに出します。
2. 「臨時」と書かずに出す
いつものシフトが変わったと受け取られ、翌週の同じ曜日に問い合わせが来ます。日付の横と告知の1行目に「臨時」と書きます。
3. 常連さん全員に個別で送る
送る手間がかかり、受け取った側も一斉連絡だと感じます。個別に送るのは、その曜日・時間を希望していた3〜5人までにします。
4. 臨時出勤が続いて、シフト表が当てにならなくなる
臨時の日が毎週のように増えると、「シフト表を見ても分からない」と思われ、シフト表を見る人が減ります。臨時が続く曜日は、臨時のままにせず、シフトに入れるかどうかを決めます（次の節）。
臨時出勤の結果を記録して、シフトに入れるかを決める
臨時出勤をした日は、次の項目を残しておきます。
| 日付 | 曜日・時間 | 決まったタイミング | 個別に送った人数 | 入った予約 |
|---|---|---|---|---|
| 10/6（火） | 18:00〜22:00 | 3日前 | 3人 | 3件（うち個別連絡から2件） |
| 10/15（木） | 20:00〜24:00 | 当日 | 0人 | 1件 |
| 10/27（火） | 18:00〜22:00 | 2日前 | 4人 | 3件（うち個別連絡から2件） |
（数字は説明のための例です）
記録がたまると、**「火曜の夜は、臨時で出ても毎回埋まる」**のような傾向が見えてきます。毎回埋まる曜日は、臨時のままにせず、シフトに入れたほうが、シフト表を見て動く人も予定を立てられます。逆に、臨時で出ても予約が入らない曜日は、無理に出なくてよい日だと分かります。曜日ごとの予約の数から出勤日を決める考え方は、予約データから「自分が稼げる曜日」を見つける方法にまとめています。
管理方法の比較｜臨時出勤の日に、知らせる相手をすぐ選べるか
| 管理方法 | シフト表への書き足し | 「その曜日なら行ける」人の確認 | 臨時出勤の結果の振り返り |
|---|---|---|---|
| 頭の中・トーク履歴 | 画像や投稿を毎回作り直す | 覚えている人だけ | 残らない |
| メモ帳・手帳 | 自分のメモには書けるが、お客様には見えない | 書いてあれば探せる | 書いてあれば振り返れる |
| カレンダーアプリ | 自分の予定には入るが、公開は別に作る | 予定の名前からは分かりにくい | 予定は残るが、予約の数は数えにくい |
| 予約管理アプリ（P-Book） | シフトに追加すると、予約と同じタイムラインに並ぶ | お客様ごとのメモに残せる | 予約の履歴から振り返れる |
臨時出勤の日に必要なのは、シフト表の置き場所が少ないことと、「何曜日なら行けると言っていたか」がすぐ分かることです。予約の置き場所そのものを比べたい方は、姫予約の管理方法まとめで、メモ帳・LINE・カレンダー・スプレッドシート・専用アプリを並べて比べています。
P-Book で、臨時の1日をシフトと予約の両方に入れる
P-Book は姫予約の管理をタイムラインで視覚的に行える予約管理アプリです。臨時出勤の日には、次の点が役に立ちます。
- シフトと予約が同じタイムラインに並ぶ。 臨時の日をシフトに追加すれば、その日にどれだけ予約が入り、どこが空いているかがいつものシフトの日と同じように一目で分かります
- 出勤予定をURLで共有できる。 シフト表の入口を1つにしておけば、臨時の日を書き足す場所が減り、直し忘れを防げます
- お客様ごとにメモを残せる。 「火曜の夜なら行ける」「平日しか空かない」と書いておけば、臨時で出る日に個別に知らせる相手がすぐ見つかります
- 予約の履歴が残る。 臨時で出た日にどれだけ予約が入ったかを振り返り、その曜日をシフトに入れるかどうかの判断材料にできます
シフトの外の1日も、シフトの中に入れて扱う。 それだけで、シフト表を見て動く常連さんにも、臨時の日が届くようになります。
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よくある質問（FAQ）
Q. 臨時出勤は、いつまでに告知すれば予約が入りますか？
A. 決まった時点ですぐにシフト表を直し、告知を出すのがおすすめです。前日以前に決まっていれば、シフト表を見る常連さんや、個別に知らせたい人にも届けられます。当日に決まった場合は、急遽出勤の記事の当日告知の型が使えます。
Q. 「臨時」と書くと、無理をして出ているように見えませんか？
A. 「予定が空いたので」「お店から声をかけていただいたので」と短く理由を添えると、心配される場面は減ります。理由を書きたくない場合は、書かなくてかまいません。「臨時」と書かずに出すと、いつものシフトが変わったと受け取られるほうが、あとで困ることが多くなります。
Q. 個別に知らせるのは、営業っぽくて気が引けます。
A. 送る相手を「その曜日・時間を希望していた人」に絞り、1行目に送った理由を書けば、一斉の営業連絡とは受け取られにくくなります。以前の会話を覚えていると伝わるので、むしろ喜ばれることもあります。返事がなくても追いかけず、1通で終えます。
Q. お店に在籍している場合、自分で臨時出勤の告知をしていいですか？
A. 告知の出し方や出勤表示の扱いは、お店のルールに従ってください。お店の出勤表示が先に出る場合は、その時間と自分の告知の時間をそろえます。お店に頼まれた臨時出勤は、お店の告知と内容が食い違わないように、出す前に確かめておくと安心です。
Q. 同じ曜日の臨時出勤が続いています。シフトに入れたほうがいいですか？
A. 臨時で出るたびに予約が埋まる曜日なら、シフトに入れることを考えてよい時期です。シフトに入れると、シフト表を見て予定を決める人も、その曜日を前もって選べるようになります。臨時出勤の日の予約の数を記録しておくと、判断しやすくなります。
まとめ
- 臨時出勤の投稿は、シフト表で予定を決める常連さんほど見ていない
- 投稿より先に、週間シフト・共有している出勤予定・お店の出勤表示を直す。プロフィールの基本の出勤日は変えない
- 日付の横と告知の1行目に**「臨時」**と書く。いつものシフトが変わったと受け取られないようにする
- 個別に知らせるのは、その曜日・時間を希望していた3〜5人に絞る
- 臨時出勤のあとは、次は「いつもどおり」のシフトに戻ることを伝える
- 臨時で毎回埋まる曜日は、臨時のままにせず、シフトに入れるかを決める
シフトにない日に出られるのは、いつもの曜日に来られない人に会えるチャンスです。その1日を、シフト表の中に書き足すことから試してみてください。
姫予約の仕組みそのものについては、姫予約とは？意味・メリット・バック率・管理方法もあわせてご覧ください。
P-Book は姫予約の管理をタイムラインで視覚的に行える予約管理アプリです。1ヶ月無料・カード不要で試せます。